Access DE 出張管理 EX [ヘルプ]

【Access DE 出張管理 EX】

[動作環境] 日本語版Access2003以降
[制作者名] SystemWatanabe
[著作権者] SystemWatanabe

[システム概要]
Microsoft Accessで作成した出張管理ソフトです。

[システム構成]
《見　積》
出張入力
出張申請書
出張精算書
出張報告書
出張一覧表
出張費明細表

部門別出張費一覧表
申請者別出張費一覧表
出張分類別出張費一覧表
費用種別計一覧表
費用種別出張費明細表
交通機関別出張費明細表

出張費集計表
出張費推移表
出張費構成グラフ
出張仕訳データ出力

《基本設定》
基本情報入力
部門入力
担当者入力
費用種別入力
交通機関入力
支払内容入力
出張分類入力

《ユーティリティ》
バックアップ
リンク先変更
エクスポート

【セキュリティ】
[データベースパスワードの設定]

【共通操作】
[入力画面の操作]
[帳票印刷時の操作]

【導入時の作業】
[インストール]
[各種コード等の入力]

【注意事項】
注意事項

[出張入力]
出張申請データの入力・修正・削除を行います。

◆新規出張申請書を作成する場合◆
「出張状況」画面から「F9:新規作成」を押下してください。新規《出張入力》画面が表示されますので、出張申請書を入力してください。

◆既存出張申請書を修正する場合◆
「出張状況」画面から修正したい伝票を選択してください。《出張入力》画面に該当伝票が表示されますので、内容を修正してください。

◆既存出張申請書を削除する場合◆
「出張状況」画面から削除したい伝票を選択してください。《出張入力》画面に該当伝票が表示されますので、「F10:削除」を押下してください。

《出張入力》

「申請日」：申請日を入力してください。[▼]を押下するとカレンダから日付を選択入力することが出来ます。

「申請者」：申請者の担当者コードを入力してください。(事前に基本設定の「担当者入力」で登録されている必要があります。)

「部門」：所属部門を入力してください。(事前に基本設定の「部門入力」で登録されている必要があります。「担当者入力」で指定した部門が初期表示されます。)

「出張先」：出張先を入力してください。

「期間」：出張期間(出張開始日～出張終了日)を入力してください。

「目的」：出張目的を入力してください。

「出張分類」：出張分類を入力してください。(事前に基本設定の「出張分類入力」で登録されている必要があります。)

「内容」：出張内容を入力してください。

《明細部》

行を追加する場合には、最終行に入力してください。
既に入力されている行の間へ新しい行を挿入したい場合には、挿入したい次の行へカーソルを置き、「行挿入(A)」ボタンまたは「Alt」＋「A」キーを押下してください。
既に入力されている行を削除したい場合には、削除したい行へカーソルを置き、「行削除(D)」ボタンまたは「Alt」＋「D」キーを押下してください。
既に入力されている行を移動したい場合には、移動したい行へカーソルを置き、「行上移動(U)」ボタンまたは「行下移動(S)」ボタンを押下するか、「Alt」＋「U」キーまたは「Alt」＋「S」キーを押下してください。

「日付」：日付を入力してください。[▼]を押下するとカレンダから日付を選択入力することが出来ます。

「費用種別」：費用種別コードを入力してください。(事前に基本設定の「費用種別入力」で登録されている必要があります。)

「交通機関」：交通機関を入力してください。(『交通機関入力』で登録された交通機関名がコンボボックスへ表示されますので選択入力も可能です)

「支払内容」：支払内容を入力してください。(『支払内容入力』で登録された支払内容名がコンボボックスへ表示されますので選択入力も可能です)

「証票」：証票有無(有りor無し)を選択してください。

「金額」：金額を入力してください。

《脚書部》

「合計金額」：合計金額が自動計算表示されます。

「仮払金額」：仮払金額を入力してください。

「精算金額」：精算金額が自動計算表示されます。

「精算状況」：精算状況を入力してください。
「精算状況」が"申請中"の場合、「承認日」を入力すると自動的に"承認済"に変わります。
「精算状況」が"申請中"または"承認済"の場合、「仮払日」を入力すると自動的に"仮払中"に変わります。
「精算状況」が"申請中"または"承認済"または"仮払中"の場合、「精算日」を入力すると自動的に"精算済"に変わります。

「承認日」：承認日を入力してください。[▼]を押下するとカレンダから日付を選択入力することが出来ます。

「承認者」：承認者の担当者コードを入力してください。

「仮払日」：仮払日を入力してください。[▼]を押下するとカレンダから日付を選択入力することが出来ます。

「仮払担当」：仮払担当の担当者コードを入力してください。

「精算日」：精算日を入力してください。[▼]を押下するとカレンダから日付を選択入力することが出来ます。

「精算担当」：精算担当の担当者コードを入力してください。

「報告書入力」ボタン：出張報告書入力画面が表示されます。報告内容を入力してください。

「摘要」：摘要を入力してください。

◆過去の出張伝票を複写する◆
出張入力画面から「F3:複写」を押下すると「出張検索」画面が表示され、選択したデータがコピー参照されます。

◆出張申請書を印刷する◆
出張入力画面から「F7:申請書」を押下してください。出張申請書が印刷されます。
(メニューの「出張申請書」から出力条件を指定して一括印刷することも可能です。)

※出張申請書印刷時の注意事項※
出張申請書を印刷後、必ず印刷内容を確認してください。
データの長さや印刷フォントなどの関係で画面上では表示されていたものが、実際には印刷されていない場合もありますので出張申請書を提出される前に必ず十分な確認を行ってください。

◆出張精算書を印刷する◆
出張入力画面から「F8:精算書」を押下してください。出張精算書が印刷されます。
(メニューの「出張精算書」から出力条件を指定して一括印刷することも可能です。)

※出張精算書印刷時の注意事項※
出張精算書を印刷後、必ず印刷内容を確認してください。
データの長さや印刷フォントなどの関係で画面上では表示されていたものが、実際には印刷されていない場合もありますので出張精算書を提出される前に必ず十分な確認を行ってください。

[出張申請書]
出張申請書を一括印刷します。
内容を確認しながら個別に出張申請書を印刷したい場合は「出張入力」画面で「F7:申請書」を押下して印刷してください。
印刷条件を指定して一括印刷したい場合には、こちらから印刷すると便利です。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

※出張申請書印刷時の注意事項※
出張申請書を印刷後、必ず印刷内容を確認してください。
データの長さや印刷フォントなどの関係で画面上では表示されていたものが、実際には印刷されていない場合もありますので出張申請書を提出される前に必ず十分な確認を行ってください。

[出張精算書]
出張精算書を一括印刷します。
内容を確認しながら個別に出張精算書を印刷したい場合は「出張入力」画面で「F8:精算書」を押下して印刷してください。
印刷条件を指定して一括印刷したい場合には、こちらから印刷すると便利です。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

※出張精算書印刷時の注意事項※
出張精算書を印刷後、必ず印刷内容を確認してください。
データの長さや印刷フォントなどの関係で画面上では表示されていたものが、実際には印刷されていない場合もありますので出張精算書を提出される前に必ず十分な確認を行ってください。

[出張報告書]
出張報告書を一括印刷します。
内容を確認しながら個別に出張報告書を印刷したい場合は「出張入力」の「報告書入力」画面で「F8:報告書」を押下して印刷してください。
印刷条件を指定して一括印刷したい場合には、こちらから印刷すると便利です。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

※出張報告書印刷時の注意事項※
出張報告書を印刷後、必ず印刷内容を確認してください。
データの長さや印刷フォントなどの関係で画面上では表示されていたものが、実際には印刷されていない場合もありますので出張報告書を提出される前に必ず十分な確認を行ってください。

[出張一覧表]
出張一覧表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[出張費明細表]
出張費明細表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[部門別出張費一覧表]
部門別出張費一覧表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[申請者別出張費一覧表]
申請者別出張費一覧表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[出張分類別出張費一覧表]
出張分類別出張費一覧表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[費用種別計一覧表]
費用種別計一覧表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[費用種別出張費明細表]
費用種別出張費明細表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[交通機関別出張費明細表]
交通機関別出張費明細表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[出張費集計表]
出張費集計表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[出張費推移表]
出張費推移表を印刷します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F9:印刷」を押下すると、プリンタに出力されます。
「F10:プレビュー」を押下すると、印刷プレビュー画面が表示されます。

[出張費構成グラフ]
出張費構成グラフを表示します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「F7:印刷」を押下するとグラフが印刷できます。

[出張仕訳データ出力]
出張仕訳データを出力します。

「出力条件」：出力条件を指定してください。

「印字科目コード」：ご利用の会計ソフト等の科目コードを入力し、科目コードを付加して出力できます。

「F9:CSV出力」を押下すると、CSVファイルを出力します。
「F10:リスト」を押下すると、リストの印刷プレビュー画面が表示されます。

[基本情報入力]
基本情報の入力を行います。

《自社情報》

「会社名」：会社名を入力してください。

「フリガナ」：会社名のフリガナを入力してください。(会社名入力時、フリガナは自動表示されます)

「郵便番号」：郵便番号を入力してください。(Office郵便番号辞書機能により住所が自動表示されます。)

「住所１」：住所を入力してください。(Office郵便番号辞書機能により郵便番号が自動表示されます。)

「住所２」：住所(ビル名等)を入力してください。

「電話番号」：電話番号を入力してください。

「ＦＡＸ№」：FAX番号を入力してください。

《バックアップ情報》

「バックアップ先」：データをバックアップするフォルダ名を入力してください。[バックアップ]時、「バックアップ先」の初期値として使用されます。

「バックアップ維持数」：データをバックアップする際のバックアップファイル維持数を入力してください。(詳しくは、[バックアップ]を参照してください。)

《動作設定》

「起動時のログイン画面表示」：起動時にログイン画面を表示するかどうか選択してください。担当者ごとの機能制限を行なう場合は、ログイン画面の表示が必要です。 (担当者ごとの機能制限設定は「担当者入力」から行ってください。)

「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[部門入力]
部門マスタの登録・修正・削除を行います。

「コード」：部門コードを入力してください。

「部門名」：部門名を入力してください。

「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[担当者入力]
担当者マスタの登録・修正・削除を行います。

「コード」：担当者コードを入力してください。

「担当者名」：担当者名を入力してください。

「部門CD」：部門コードを入力してください。

「パスワード」：パスワードを入力してください。(入力内容は[*]表示されます)
パスワードはログイン画面で使用します。

「機能制限」：機能制限(全機能可/入力のみ)を選択してください。
ただし、「基本情報入力」の「起動時のログイン画面表示」が「表示する」の場合のみ機能制限が有効となります。
機能制限を「入力のみ」に設定すると、ログイン後「出張入力」のみ可能となり、その担当者以外のデータは表示されません。

「退職」：退職者はチェックONにしてください。チェックONした担当者は「出張入力」などの担当者コンボボックスから表示が除かれます。

「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[費用種別入力]
費用種別マスタの登録・修正・削除を行います。

「コード」：費用種別コードを入力してください。

「費用種別名」：費用種別名を入力してください。

「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[交通機関入力]
交通機関マスタの登録・修正・削除を行います。
登録したデータは『出張入力』の際、「交通機関」のコンボボックスへリスト表示されます。
よく使用する「交通機関」を登録しておくと便利です。

「コード」：交通機関コードを入力してください。

「交通機関名」：交通機関名を入力してください。

「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[支払内容入力]
支払内容マスタの登録・修正・削除を行います。
登録したデータは『出張入力』の際、「支払内容」のコンボボックスへリスト表示されます。
よく使用する「支払内容」を登録しておくと便利です。

「支払内容コード」：支払内容コードを入力してください。

「支払内容名」：支払内容名を入力してください。

「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[出張分類入力]
出張分類マスタの登録・修正・削除を行います。

「コード」：出張分類コードを入力してください。

「出張分類名」：出張分類名を入力してください。

「F7:印刷」を押下すると、一覧表が印刷できます。
「F9:新規」を押下すると、新規入力行に移動します。
「F10:削除」を押下すると、現在カーソルが止まっている行のデータを１件削除します。
「F12:終了」を押下すると、メニュー画面に戻ります。

[バックアップ]
データのバックアップ(コピー)を作成します。
データの入力を行ったら、必ずこのバックアップを行うこと、また、ハードディスクやパソコン本体が壊れてしまった場合の対策として、外部媒体へバックアップを作成することをお勧めします。
[基本情報入力]の「バックアップ先」を指定すると、この画面の「バックアップ先」の初期値になります。
[基本情報入力]の「バックアップ維持数」で設定された回数分のバックアップが保持されます。

例えば、業務終了時に１日１回バックアップを行い、バックアップ維持数が３回分に設定されていると、下記のようにバックアップファイルが保持されます。
Backup01_adExSyuchoDatV2 (本日バックアップ分)
Backup02_adExSyuchoDatV2 (前日バックアップ分)
Backup03_adExSyuchoDatV2 (２日前バックアップ分)
もし、前日から既にデータに問題が発生していた場合には、２日前から復元すれば問題を回避することができます。(但しその場合、２日前以降入力されたデータは再入力する必要があります。)

《バックアップを復元する手順》
１．問題が見つかった現在のデータファイル「adExSyuchoDatV2.mdb」は念の為、外部媒体または別のフォルダへコピーを作成しておいてください。
２．データファイル「adExSyuchoDatV2.mdb」を削除する。
３．問題が発生する前のバックアップファイル「Backup??_adExSyuchoDatV2.mdb」を「adExSyuchoDatV2.mdb」に名前の変更を行う。

[リンク先変更]
テーブルのリンク先を変更します。
データファイルの場所が既定の場所と異なる場合やデータファイルのデータベースパスワードを変更した場合には、リンク先変更を行う必要があります。

「新リンク先」：データファイルの場所を指定してください。

「データベースパスワード」：データファイルに[データベースパスワード]が設定されている場合にはデータベースパスワードを指定してください。

「F11:実行」を押下すると、リンク先変更が実行されます。

※LAN環境でデータを共有して使用される場合は、データファイル「adExSyuchoDatV2.mdb」をサーバー上の共有フォルダに置き、プログラムファイル「adExSyuchoSysV2.mdb」を各クライアントPCのフォルダに置き、各クライアントPCに置いたプログラムファイルから[リンク先変更]により「新リンク先」をサーバー上のデータファイルの場所を指定してください。

[エクスポート]
テーブルデータをCSV形式で出力します。(出力されたデータはExcelやテキストエディタ等で使用できます。)

「テーブル名」：出力したいテーブル名を選択してください。

「エクスポート先」：CSVファイルを作成する場所を指定してください。

「文字列中の改行を＜NewLine＞に置き換える」：データ内に改行が含まれている場合、改行箇所を＜NewLine＞に置き換えます。
CSVの文字列中に改行が含まれないようにする必要がある場合は、チェックONにしてください。

エクスポート先へ「テーブル名.CSV」ファイルが作成されます。Excelやテキストエディタ等で開いてご使用ください。

【共通操作】
[入力画面の操作]
入力項目がコンボボックス(リスト選択型)の場合、ファンクションキーの「F4」ボタンを押下するとリストが開きます。

[帳票印刷時の操作]
帳票印刷指示画面で日付範囲項目を空白にすると、すべての日付が対象となります。
日付：空白～空白　・・・すべての日付
日付：空白～2022/03/31　・・・2022/03/31までのすべての日付
日付：2022/03/31～空白　・・・2022/03/31以降のすべての日付
日付：2022/03/01～2022/03/31　・・・2022/03/01から2022/03/31までの日付
※帳票の種類によっては、日付の空白指定不可の場合があります。

【導入時の作業】
[インストール]
ダウンロードしたファイルを解凍してください。
c:\AccessDE\へ解凍された場合はそのまま使用できますが、
それ以外の場所へ解凍された場合は、システム起動時にリンク先変更のメッセージが表示されます。
メッセージに従って、リンク先変更を行ってください。
LAN環境でご使用される場合には、[リンク先変更]をご参照ください。

[各種コード等の入力]
インストールが完了したらまず、《基本設定》を順次入力してください。

【SystemWatanabe】
最新情報は、 https://syswat.com/をご覧ください。

【注意事項】
■本プログラムを無断で公開、転売することはしないでください。

■本プログラムを運用された際、ご利用者に直接、または間接的に障害が発生しても、いかなる責任を負わないものとし、一切の賠償等は行わないものとさせていただきます。

■正規版ご購入後、本プログラムを登録者様用として修正して使用することは構いませんが、その内容を無断で公開、転売することはしないでください。

■Microsoft Access は米国マイクロソフト社の登録商標です。